Jak zorganizować konferencję prasową

Konferencja prasowa to spotkanie z przedstawicielami mediów, podczas którego organizatorzy przekazują ważne i aktualne informacje, a następnie odpowiadają na pytania dziennikarzy. 

Ponieważ jest to bezpośrednia forma nawiązania kontaktu z mediami, która ma wywołać określone skutki w postaci wzrostu zainteresowania opinii publicznej, ważne jest odpowiednie przygotowanie się tego wydarzenia.

 Określ cel i zaplanuj budżet 

Rozpisz sobie wydatki na wynajem sali - jeśli chcesz zorganizować konferencję poza firmą. Przygotuj materiały konferencyjne, wypożyczenie sprzętu typu rzutnik, ekran, tablice, organizację cateringu oraz ewentualne wynajęcie tłumacza – przy gościach zagranicznych. Ustal liczbę osób, które mogłyby być zainteresowane tematem spotkania.

Oprócz dziennikarzy uwzględnij także inne osoby, np. przedstawicieli władz, ekspertów lub ważnych osobistości.

 Ustal termin

Istnieje powszechne przekonanie, że najlepsze terminy na zorganizowanie konferencji to od wtorku do czwartku w godz. 10.00-12.00 i 15.00-17.00 oraz piątki w godz. 10.00-13.00. Odradza się spotkania w poniedziałki oraz piątkowymi popołudniami. Musisz zorientować się, czy wybrany termin nie zderza się z innym ważnym wydarzeniem, które mogłoby spowodować opuszczenie przez dziennikarzy Twojej konferencji.

 Wybierz miejsce

Konferencję możesz zorganizować w siedzibie firmy lub wynająć salę konferencyjną w hotelu lub ośrodku. Pamiętaj, aby dojazd do miejsca spotkania był łatwy, znajdowały się przy nim miejsca parkingowe, a sala miała dobrą akustykę. 

Zaplanuj część merytoryczną 

Sporządź dokładny plan konferencji, czyli kolejność wystąpień. Możesz opracować również sposób usadzenia gości, ustalić kto będzie witał gości i wskazywał im miejsca. Przygotuj sobie listę możliwych pytań, które mogą paść ze strony dziennikarzy. Zadbaj o ciekawą oprawę na przykład uwzględniając filmy czy pokazy slajdów. 

Wyślij zaproszenia 

Zaproszenie powinno zawierać takie informacje, jak: imię i nazwisko gościa, dane organizatora, dokładną datę i godzinę konferencji, miejsce, dokładny adres, powód i cel konferencji, dane osoby odpowiedzialnej za kontakt z uczestnikami spotkania. Do zaproszenia możesz dołączyć mapkę dojazdu oraz szczegółowy plan konferencji. Nie zapomnij o prośbie potwierdzenia uczestnictwa. 

Przebieg konferencji 

Na początku przywitaj gości, przedstaw uczestników konferencji, dbaj o przestrzeganie harmonogramu konferencji, zaproś dziennikarzy do zadawania pytań, rozdaj materiały prasowe – możesz to również zrobić przed konferencją, aby dziennikarze mogli zorientować się w temacie, podziękuj za uwagę oraz przybycie.

Podsumowanie

Konferencja prasowa służy przede wszystkim przekazaniu istotnych informacji. Ma ona jednak zostać dobrze zapamiętana przez jej uczestników. Bardzo ważne są odpowiednie zapanowanie spotkania: wybór miejsca, daty i przebiegu wydarzenia.

Jeśli potrzebujesz pomocy w organizacji tego typu spotkania napisz do Konflinx. Bardzo chętnie wesprzemy Cię w Twoim zadaniu.