Jak usadzić gości na konferencji

Konferencje i spotkania biznesowe umożliwiają pozyskanie klientów, czy podniesienie kwalifikacji pracowników. Kluczem do sukcesu jest pomysł i kompleksowy plan działania. Jak powinna wyglądać organizacja konferencji krok po kroku i od czego warto ją zacząć? Jeśli organizowanie szkoleń jest dla Ciebie trudne zapoznaj się z naszym poradnikiem - tu dowiesz się, jaki zasadami kierować się podczas planowania etapu rozsadzenia naszych gości. Jeśli wybrałeś już salę konferencyjną, czas oraz formułę konferencji dobrym zwyczajem byłoby zaplanowanie kwestii usadzenia uczestników.

Tu wiele zależy od tego czy spotkanie jest z osobami towarzyszącymi czy bez, czy zasiadamy przy stołach okrągłych, a może prostokątnych, czy kinowo - a także czy gospodarz i gość honorowy jest jeden czy może kilku. Ze względu na mnogość opcji, każdą sytuację należy rozpatrywać indywidualnie.

Tu z pomocą przychodzą nam jednak zasady savoir vivre w biznesie:

• Centralne miejsce zajmuje zawsze gospodarz, który zasiada najczęściej po środku długiej krawędzi stołu (w stylu francuskim) lub na szczycie stołu (usadzenie w stylu angielskim). W przypadku stołów okrągłych, czy rozsadzenia kinowego jest to miejsce, z którego dobrze widać scenę lub centralne miejsce sali bankietowej.
• Po prawej stronie gospodarza zasiada gość honorowy lub osoba najwyższa rangą, a pozostali goście zajmują miejsca zgodnie z hierarchią – im bliżej gospodarza, tym wyższa ranga i pozycja w organizacji.
• Wg etykiety, małżonkowie są traktowani jako goście o równej randze, co oznacza, że małżonka gościa honorowego przejmuje status męża, a np., mąż asystentki, przejmuje status żony.
• Nie jest nietaktem posadzenie gościa honorowego naprzeciw gospodarza. Dopuszczalne jest to wówczas, gdy gospodarz siedzi dokładnie po środku dłuższego boku stołu a po swojej prawej i lewej stronie ma parzystą liczbę gości. Zważywszy jednak na to, że zgodnie z zasadami etykiety, prowadzimy rozmowę jedynie z osobami siedzącymi po naszej prawej i lewej stronie, układ ten znacznie utrudni nam kontakt z naszym głównym gościem.
• Gość honorowy nie powinien siedzieć plecami do drzwi wejściowych lub do sceny, czy z tyłu widowni.
• Pamiętajmy jeszcze o tym, żeby, w miarę możliwości, usadzać gości tak by dwie kobiety lub dwaj mężczyźni nie siedzieli obok siebie. Nie zawsze jest to możliwe do zrealizowania, stąd priorytetem jest przede wszystkim rozsadzenie kobiet.
• Gości możemy również rozsadzić w układzie naprzemiennym – raz gość, raz gospodarz.

Powyższe ustalenia maja na celu: budowanie dobrych relacji, uhonorowanie gości najwyższej rangi oraz realizacji ogólnej strategii planowego przedsięwzięcia.

Jak widać organizacja wydarzeń specjalnych, to nie tylko dylemat gdzie oraz kiedy się spotkać, ale i jak się zachowywać oraz rozplanować wydarzenie. Często te kwestie są bardzo skomplikowane i wysublimowane, gdyż służą budowania relacji. Od właściwego zorganizowania i zaplanowania konferencji, zależeć może przyszłość organizacji, a jej finałowy odbiór może pokazać naszą klasę, obycie i ogólną kondycję organizacji. Jeśli masz problem ze znalezieniem, doborem i negocjacją miejsca spotkania napisz do Konflinx. Profesjonalnie zajmiemy się kompleksowym dobrem odpowiedniego miejsca i agendy Twojego wydarzenia.