Jak zorganizowac konferencję z udziałem zagranicznych gości
Jeśli otrzymałeś polecenie organizacji konferencji czy ważnego spotkania biznesowego z udziałem zagranicznych gości przeczytaj poniższy wpis. Pokażemy Tobie krok po kroku jak przygotować się do tego wyzwania i uniknąć nieprzyjemności.
Miejsce
Z reguły zagraniczne konferencje trwają kilka dni. Dlatego jeśli ilość uczestników nie przekracza kilkuset - warto wziąć pod uwagę hotel. Ośrodek hotelowy posiada odpowiednio wyposażone sale konferencyjne, restauracje oraz zaplecze noclegowe. To te miejsca obok targów oferują przystosowane, przestronne pomieszczenia, usługi hotelowe oraz towarzyszące na wysokim poziomie, sale szkoleniowe wyposażone w nowoczesny sprzęt audiowizualny. Wszystko znajduje się na miejscu i zapewni udaną międzynarodową konferencję. W dodatku to właśnie hotel będzie pierwszym miejscem, gdzie Twój gość się pojawi zaraz po przylocie. Jako organizator konferencji musisz się postarać, by Twój gość dobrze wspominał udział w Twoim evencie, dlatego kluczowe jest budowanie dobrego wrażenia od pierwszych chwil, kiedy tylko uczestnik konferencji stanie nogą na polskiej ziemi.
Transport z lotniska
Już w momencie zapraszania prelegenta ustal z nim szczegóły transportu - prywatny samochód, zwrot kosztów podróży (w tym koszt taksówki z lotniska do hotelu), jeśli to VIP - być może należy odebrać go osobiście? Każdy szczegół związany z transportem gości winien być przez Ciebie ustalony - za odpowiednią opłatą hotel na pewno chętnie wyręczy Cię i w tym zadaniu.
Znajomość języka obcego
Twoi goście powinni się czuć swobodnie i od powitania móc wymienić się wrażeniami z podróży. Nikt nie wymaga od Was znajomości angielskiego na poziomie zaawansowanym, wystarczy komunikatywny. Pamiętaj jednak o przygotowaniu materiałów konferencyjnych w języku gościa (z reguły jest to język angielski). Podczas oficjalnej części potrzebować będziesz usługi profesjonalnego tłumacza a hotel zapytaj o wyposażenie w sprzęt z audio z translatorem. Jeżeli udział w międzynarodowej konferencji w hotelu biorą goście hiszpańskojęzyczni lub niemieckojęzyczni, obecność tłumacza danego języka jest obowiązkowa. Warto zadbać, aby taka osoba nie tylko służyła pomocą językową, ale również zajęła się ogólną opieką nad zagranicznym gościem.
Lokalne atrakcje
Mimo że najważniejsza jest międzynarodowa konferencja, to przecież nie będziecie siedzieć od rana do nocy w sali konferencyjnej. Jeżeli hotel położony jest w malowniczej okolicy, koniecznie muszą ją zobaczyć Twoi zagraniczni goście. W czasie dłuższej przerwy lub na koniec konferencji zaproponuj gościom krótki spacer po okolicy. Wpisz wycieczkę po okolicy do programu konferencji. Międzynarodowa konferencja w hotelu skupia gości z różnych środowisk, po męczącym dniu (podróż, przylot) warto zaproponować gościom lokalne atrakcje.
Polskie souveniry oraz materiały promocyjne
Niech w Twoich press-packach nie zabraknie polskich souvenirów, materiałów reklamowych organizatorów konferencji. Pamiętaj o przygotowaniu tych materiałów zarówno w języku polskim jak i w języku obcym.
Wśród tych materiałów powinny znaleźć się:
- program konferencji
- informacje o prelegentach (krótkie intro i kontakt)
- materiałowe reklamowe organizatorów, sponsorów oraz partnerów wydarzenia
Podsumowanie
Wiesz już jak organizować konferencje z udziałem zagranicznych gości. Najważniejsze punkty koniecznie wpisz do swojego planu przy organizacji konferencji. To prawda, że organizacja konferencji to żmudny proces z wieloma szczegółami, jednak jak zobaczysz pozytywne opinie swoich gości, ciepłe podziękowania docenisz ten wysiłek. Organizując międzynarodowe konferencje, pokazujesz, jak bardzo Twoja firma się rozwinęła. Pokazujesz, że nie boicie się wyzwań i chętnie sięgacie po zagranicznych specjalistów no i oczywiście, że świat konferencji nie jest Wam obcy.
Jeśli chciałby skupić się na retoryce spotkań i szukasz bezpłatnego rozwiązania wyszukania idealnej sali konferencyjnej lub obiektu hotelowego, by móc odpowiednio przygotować się tego wydarzenia-napisz do Konflinx
Wyślij zapytanie, opisz swoje wymagania, a my szybko wrócimy z najlepszymi propozycjami